○長門川水道企業団行政文書管理規則
平成15年12月4日
規則第2号
(趣旨)
第1条 この規則は、長門川水道企業団における行政文書の分類、作成、保存及び廃棄に関する基準その他の行政文書の管理に関し、法令その他別に定めがあるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
(1) 行政文書 長門川水道企業団職員(以下「職員」という。)が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、当該職員が組織的に用いるものとして、保有するものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア 官報、県報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行され、又は一般に利用することができる施設において閲覧若しくは視聴に供されているもの
イ 文書、図画又は写真の作成の補助に用いるため一時的に作成した電磁的記録
(2) 電子計算機等 電子計算機その他の情報機器をいう。
(事務処理の原則)
第3条 事務の処理は、行政文書によることを原則とする。
2 行政文書は、丁寧に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が適正かつ迅速に行われるよう処理しなければならない。
(行政文書の取扱いの原則)
第4条 職員は、企業団がその行政活動を住民に説明する責務を有することを認識し、常に行政文書を整理して保存し、その所在を明らかにしておかなければならない。
2 職員は、個人情報の保護に留意して、行政文書を適切に管理しておかなければならない。
3 電子計算機等を利用した行政文書の取扱いについては、企業長が別に定めるところによる。
(行政文書の管理の統括)
第5条 水道課長は、行政文書の管理に関する事務(以下「行政文書事務」という。)を統括する。
2 水道課長は、行政文書事務を適正かつ円滑に処理するため、必要があると認めるときは、実態を調査し、次条に規定する文書主任に対し、報告を求め、又はその処理に関し改善の指示をすることができる。
(文書主任等)
第6条 行政文書事務を処理するため、文書主任を置く。
2 文書主任は、課長補佐の職にある者又はこれに相当する職にある者のうちから、水道課長が指名する。
3 文書主任は、水道課長の命を受けて行政文書の管理に関する事務を処理する。
(行政文書の収受)
第7条 行政文書が企業団に到達した場合には、速やかに収受の手続を行わなければならない。
(行政文書の作成)
第8条 事務処理に当たっては、軽易なものを除き、処理内容等(意思決定の経過、行政文書を管理するために必要な事項を含む。)を記録した行政文書を作成しなければならない。
(行政文書の施行)
第9条 水道課長は、起案文書が決裁されたときは、速やかに処理しなければならない。
(行政文書の分類等)
第10条 水道課長は、行政文書分類表に基づき、行政文書を系統的に分類し、検索を容易に行うことができるよう当該文書を保存しなければならない。
(行政文書の保存期間)
第11条 行政文書の保存期間は、別表に定める文書保存年限基準(法令の規定により保存期間が定められている文書にあっては当該法令の定める保存期間)に従い、永年、10年、5年及び1年の種別によるものとする。
2 保存期間の起算日は、当該行政文書による事務の処理の終わった日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに整理し、保存するものの保存期間の起算日は、当該行政文書による事務の処理が終わった日の属する年の翌年の1月1日とする。
3 第1項の規定にかかわらず、常時使用する行政文書は、必要な期間保存することができる。
(行政文書の保存)
第12条 水道課長は、第11条第1項に規定する文書保存年限基準に基づき、保存期間を設定し、当該行政文書の保存期間の満了する日まで当該行政文書を整理し、書庫に保存するものとする。この場合において、水道課長は、保存の必要に応じ、当該行政文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の行政文書の種別(文書、図画、写真又は電磁的記録の別をいう。)の行政文書を作成することができる。
2 水道課長は、保存期間の経過した行政文書について、職務の遂行上必要があると認めたときは、一定期間を定め、当該期間を延長することができる。この場合において、当該延長に係る保存期間が満了した後これを更に延長することもできる。
(行政文書の廃棄)
第13条 保存期間が満了した行政文書については、当該行政文書を確認した上、毎年水道課長が指定する時期に当該行政文書を確実に廃棄しなければならない。保存期間が満了しない行政文書であって、保存の必要がないと認められるものについても、同様とする。
(補則)
第14条 この規則の施行に関し必要な事項は、企業長が別に定める。
附則
この規則は、平成16年1月1日から施行する。
別表(第11条関係)
文書保存年限基準
1 永年保存する文書
(1) 条例、規則、企業管理規程及び訓令の制定、改廃に関する文書
(2) 告示に関する文書
(3) 達、訓及び指令に関する文書で重要なもの
(4) 公告に関する文書で重要なもの
(5) 議会の議案及び議決通知に関する文書
(6) 国の行政機関の通知及び運用基準等に関する文書で重要なもの
(7) 県の通知及び運用基準等に関する文書で重要なもの
(8) 条例、規則等の解釈及び運用方針に関する文書で重要なもの
(9) 訴訟に関する文書
(10) 審査請求、異議申立てその他の争訟(訴訟を除く。)に関する文書で重要なもの
(11) 特別職の職員及び附属機関の委員の任免に関する文書
(12) 職員の任免、賞罰及び履歴に関する文書
(13) 表彰に関する文書で重要なもの
(14) 企業団財産の取得に関する文書
(15) 企業団財産の管理又は処分に関する文書で重要なもの
(16) 企業債に関する文書
(17) 事業の基本計画に関する文書
(18) 企業団の沿革に関する文書で重要なもの
(19) 決算書及び財務諸表
(20) 契約書、協定書等で将来の例証となる特に重要なもの
(21) 台帳、帳簿等で重要なもの
(22) 前各号に掲げる文書に類するもののほか永年保存を必要とするもの
2 10年保存する文書
(1) 公告に関する文書
(2) 達、訓及び指令に関する文書で永年保存する必要がないもの
(3) 国の行政機関の通知及び運用基準等に関する文書で永年保存する必要がないもの
(4) 県の通知及び運用基準等に関する文書で永年保存する必要がないもの
(5) 条例、規則等の解釈及び運用方針に関する文書で永年保存する必要がないもの
(6) 議会に関する文書
(7) 審査請求、異議申立てその他の争訟(訴訟を除く。)に関する文書
(8) 職員の服務に関する文書で重要なもの
(9) 契約に関する文書
(10) 諮問、答申等に関する文書
(11) 補助金等に関する文書で重要なもの
(12) 出納証拠書類
(13) 台帳、帳簿等で10年間保存する必要があるもの
(14) その他10年間保存する必要があると水道課長が認めたもの
3 5年保存をする文書
(1) 国の行政機関の通知及び運用基準等に関する文書で軽易なもの
(2) 県の通知及び運用基準等に関する文書で軽易なもの
(3) 議会に関する文書で軽易なもの
(4) 職員の服務に関する文書
(5) 職員の人事考査に関する文書
(6) 職員の給与に関する文書
(7) 褒章及び表彰に関する内申書
(8) 企業団の財産管理又は処分に関する文書のうち軽易なもの
(9) 事業計画又は実施に関する文書
(10) 契約に関する文書のうち軽易なもの
(11) 諮問、答申に関する文書で軽易なもの
(12) 補助金等に関する文書(10年保存する文書を除く。)
(13) 工事の執行に関する文書
(14) 工事の検査に関する文書
(15) 台帳、帳簿等(永年保存及び10年保存する文書を除く。)
(16) 請願及び陳情に関する文書
(17) 服務整理簿
(18) 出張命令簿、時間外勤務命令簿及び特殊勤務命令簿等
(19) 行政文書管理カード
(20) 監査、検査及び事務指導に関する文書
(21) 会議及び講習会に関する文書
(22) その他5年保存する必要があると水道課長が認めた文書
4 1年保存の文書
(1) 軽易な照会、回答、通知等の文書
(2) その他1年間保存する必要があると水道課長が認めた文書